マニュアル化することで仕事を効率化！

今日も今日とて絵を描く時間がないまま深夜になってしまいました。

朝から晩まで外でも家でも働き通し。状況はなかなか良くはなりません。

昨日からのマンガワンの読み放題祭りも逃してしまって悲しい……！

９月には別の新しい仕事も始まる予定でますます時間が足りなくなりそうなので、なんとか今の仕事の効率化・外注化を考えていかねばなりません。

まだ完了はできていませんが、私の進行している作業の効率化についてのお話です。

行き当たりばったりの仕事に参画したらえらい目にあった

ぼんぐは実家の家業を手伝い、パートと個人事業を営んでおります。

この中でパートは時間の切り売り、個人事業は最初から効率化を計っているので、家業の効率化が１番の時間の節約になってきます。

そもそも疲れ果てた母から投げられた経理の仕事で、簿記を嗜んでいた為請け負ったものでしたが、家族がやっているので他にもあれやこれやと頼まれます。

会社に勤めているとピンとこないかもしれませんが、家族経営の事業にマニュアルなんてものは存在しません。

基本的にその役割を担っている人間以外はその仕事をできないのです。わからないから。

そこをなんとか誰でもできるように、そして無駄がなくなるようにと簡略化しようとあがいております。

具体的に私が起こした行動を少しまとめてみました。

もし同じような環境で時間が足りなくて苦しんでいる方が居たら、少しでも参考になればと思います。

作業の明確化

マニュアルが存在しない事業の場合、これが非常に重要です。仕事をどんどんマニュアル化していくこと。

行き当たりばったりで仕事をしていると、何をやらなければいけないのか、何を優先すべきなのかが不明になったり、他人と共有しづらくなります。

今までマニュアルがなかった場合他の人に作ってもらうことはほぼ無理なので、こればっかりは自分で経験をして地道に明確化していくしかありません。

また、この仕事は毎月いつまでに、という目安も同様に作っておくとより良いと思います。

少しずつでも明確化していけたら、これらは必ず文書化しておきましょう。

読みづらくてもなんでもいいので、当たり前のことも含めてとにかく文書にしておくことで少しずつマニュアルとなり、後々修正をかけてどんどんブラッシュアップすることができます。

インターネットバンキングの導入

事業には収入支出がつきものです。毎月の支払いはどのように行っていますか？

飲食店等は手渡しでの支払いも多いことかと思いますが、振込での支払いも多いのではないでしょうか？

何日にはこの振込先へ、月末はこの振込先へ支払いを朝イチで銀行に行って振込を……というこの作業、振込自体は数分で終わるかもしれません。

しかし、銀行へ行く手間や、日にちを間違えたり失念する危険性を考えると、かなり非効率的かつリスクのある作業です。

インターネットバンキングを使えばほとんどの銀行では振込予約が利用できますし、銀行によっては振込手数料も安くなります！

毎回かかる手数料が安くなるのは馬鹿にできません。

請求書が届いた時点で振込予約を設定しておけば、振込忘れることもないので、これは必ず抑えておきたいポイントです。

書類の電子化

「電子帳簿保存法」がCMにも出るようになり、聞いたことのある人も増えたことと思います。

要は取引に関わる書類を電子で保存しましょうね、というものですが、これに準じて書類をどんどんデータ化し、フォルダ分けしてどんどんドライブ（インターネット上の他人と共有できるフォルダ）に保存していっています。

フォルダ名やファイル名を明確にしておくことで検索もしやすくなり、見返す時にも便利です。

紙を探す時間は仕事の中でも１，２を争うほど無駄です。

しかし既に溜まりに溜まっていた書類をスキャンしていくのは面倒だった為、スマホを使って写真を撮ることでスキャンをしてどんどん保存しています。

私は【楽天モバイル】スマホ1円キャンペーンで買ったRakutenHand5Gを仕事用端末にすることで初期費用はほとんどかかっていません。

Google Driveアプリを利用すれば、写真でも綺麗にスキャンしたような処理で書類を保存できます。

紙での保存はスペースも占領しますし、事務所を借りている場合倉庫や棚を置くスペースを考え広めにして高い家賃を払うのは馬鹿馬鹿しいですよね。

業務のやり取りは基本的に文章ベースで行う

これは自分の意識だけでは変えられない部分なので難しいところですが、業務での連絡で電話を使うことはよほど緊急でない限りやめましょう。

必ず文章に残るやりとりをすることで、伝え忘れも防げます。

また、典型的なヒューマンエラーの「言った・言わない」を防ぐことは、人間関係のトラブル防止にも繋がります。

ただ、LINEでは”既読”がついてしまうことで、業務とプライベートの時間を分けられずプレッシャーになることもあるので、仕事には仕事用のチャットアプリを利用することをおすすめします。

代表的なものでは「chatwork」や「Teams」等があります。

これらは一定のITリテラシーがある場合導入しやすいですが、そうでない場合は初心に戻ってメールでのやり取りもとっつきやすいですね。

少しずつ頑張って自分を労ろう

以上が今のところぼんぐが進行している効率化の作業でした！

他にも仕事の予定をGoogleカレンダーで共有する等はおすすめですが、元々導入されていたので今回は割愛いたしました。

これらは自分１人では行えないものもあるので難しいところもあるかと思いますが、少しずつでも進めていくと後々自分が楽になっていくかと思います。

最初の作業が面倒でも、その後継続して時間や労力を節約していけるようならやる価値はあります！

みなさん忙しい毎日をお過ごしかと思いますが、まずは自分を大事に過ごしましょう！

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